問合せ業務自動応答AIのLogicalMind TALK（ロジカルマインド トーク）
京都橘大学様が抱えていた課題は、「学生からのメールによる問い合わせ対応に、多くの時間がかかってしまっていたこと」でした。
課題解決のために、「LogicalMind」を導入。学生からのメールによる問い合わせが減少しただけでなく、「LogicalMind」の導入で大学のDX（デジタルトランスフォーメーション）化を一歩前に進めることができました。この取り組みについて、法人事務局長の足立様と総務課長の蘆田様にお話を伺いました。
京都橘学園法人事務局は、大学、中学校高等学校、こども園にある各校の事務局組織を統轄し、予算の編成・執行などの財務、教職員の採用などの人事・労務に関わる業務を行う部署です。
同社は2020年5月に「LogicalMind」を導入しました。
――LogicalMind導入の背景となった業務上の課題について教えてください。
足立氏：
2020年5月頃に、京都橘大学では新型コロナウイルスの影響で経済的に苦しんでいる学生に向けた奨学金制度を新設しました。政府が行っていた学生支援緊急給付金などとの兼ね合いもあり、奨学金に関する問い合わせが殺到することが想定されることが課題でした。
大きな混乱が生じる前に準備を進めたいと考えていた時に、マインドシフトのLogicalMindの存在を知りました。当初は、あまり自分たちの課題とはうまく結びつかなかったのですが、チャットボットの導入をすることが我々の課題の解決につながるのではないかということに気付いたのです。その後、LogicalMindを導入することを正式に決定しました。
――LogicalMind導入後のご状況はいかがでしょうか。
足立氏：
LogicalMindを導入してから約3週間で、チャットボットに9,000件ほどのアクセスがありました。大学への問い合わせ数を分析してみたのですが、チャットボットを導入してからしばらくすると問い合わせメール数が減っていき、チャットボットへのアクセスがどんどん増えていきましたね。
ユーザー側もAIのチャットボットを使えば、わざわざメールで問い合わせをする必要はないという判断をしていったのではないかと考えています。
蘆田氏：
履修登録に関しては、基本的な部分に関する質問への回答はチャットボットでクローズさせることができました。昨年までに蓄積した履修登録に関するQ&Aデータがあったので、それらをチャットボットに落とし込みました。チャットボットだけで解決できるものも多かったので、職員としては非常に助かりましたね。
学生たちのなかには、問い合わせをすることに対して苦手意識を持っている人も多くいます。そのため、チャットボットのようにチャット形式で簡単に問い合わせができることにメリットを感じている学生も多かったようです。また、24時間いつでも問い合わせができることもチャットボットのメリットかもしれません。
――LogicalMindに対して、改善してほしいポイントなどはありますか。
足立氏：
改善してほしいという部分ではないのですが、チャットボットを活用していくなかで必ずしもチャットボットが万能ではないということも分かってきました。
例えば、適切なキーワードを入力しないとうまく回答が出てこないという点などです。チャットボットを管理する職員が、うまくQ&Aを一つにまとめて整理する必要があると感じました。チャットボットがうまく機能するように、管理者である我々が頑張っていければと思います。
――数あるサービスの中からLogicalMindを採用された理由について教えてください。
足立氏：
他の大学でもAIを使ったサービスを導入しているところがあると伺いましたが、自分たちでカスタマイズする必要があるなど、複雑すぎるという印象がありました。
その一方で、LogicalMindは導入にかかる時間も圧倒的に短く、スピーディにシステムを導入することができるのが大きな魅力でしたね。実際に導入にかかった時間は、わずか6時間ほどでした。時間との勝負だったので、スピード感をもって導入できることがLogicalMindを採用した理由のひとつです。
さらに、LogicalMindはコスト面でも非常に優れていたことも採用の後押しになりましたね。
――実際に導入されて、メンテナンス面はいかがでしょうか。
蘆田氏：
LogicalMindの管理に関しては、私も含めて、総務課の2名で行っています。
少人数で管理できるうえで大きな業務効率化を達成できるので、とても重宝していますね。
AIやロボティクスなどの専門知識がなくても、チャットボットの管理ができることも大きな魅力です。LogicalMindは誰でも簡単に管理ができるということも非常に大きなメリットだと感じています。
――今後の活用方法について教えてください。
足立氏：
これまで、新型コロナウイルスの感染拡大に伴う奨学金制度や講義の履修登録にチャットボットを活用させてもらいました。今後は、チャットボットを通信教育に関するQ&Aに活用することを考えています。通信教育に関する問い合わせも多く寄せられており、その部分をチャットボットに対応してもらうことで、職員の負担を軽減したいですね。
そのほかにも、通学制の学生募集にもチャットボットの活用を目指しています。今後もチャットボットを活用していくなかで、いろいろなアイデアが出てくると思います。色々な活用方法を試しながら、上手に活用してければいいなと考えています。
――これから導入を考えている大学へのメッセージをお願いします。
蘆田氏：
LogicalMindを導入したことで、問い合わせメールが減少し、業務の効率化を達成できました。それだけでなく、大学職員に今後求められる能力を知ることができたことも、非常に有意義だったなと感じています。
どれだけ業務が機械化されていっても、人の手を介さないとチャットボットもパフォーマンスを最大限に発揮できません。チャットボットなどのツールをうまく活用する方法を、今後も探していきたいと考えています。
業務効率化以外にも、チャットボットを導入することにはメリットがあると思いますので、ぜひLogicalMindの導入を検討してみてください。
足立氏：
LogicalMindのことを知るまでは、AIは非常に遠い存在だと思っていた部分がありました。しかし、実際にLogicalMindを導入してみると、思っていたよりも身近なツールだと感じる部分が多かったですね。
大学などの教育機関も、DXを推進していく必要性が高まってきました。チャットボットを導入できたことは、京都橘大学のDX化の基礎の部分になるのではないかと考えています。チャットボットをはじめ、業務をDX化するには現場で困っていることをしっかりと拾い上げる必要があります。
また、調整役であるリーダーが声をあげなければ、組織としてのDX化を前に進めることはできません。
LogicalMindはコストも低く、小さなリスクでチャレンジできるツールだと感じています。非常におすすめできるサービスですので、LogicalMindの導入をぜひ検討してみてください。
